Samtykkemodulen er en tilleggsmodul som kan legges til i din Imageshop-løsning. Ønsker du en demo eller vil vite mer om denne funksjonaliteten, kan du kontakte oss på support@imageshop.no.

Legg til en ny samtykkeperson

Du kan opprette nye samtykkepersoner i systemet på tre ulike måter, avhengig av hvor du befinner deg i arbeidsflyten:

Metode 1: Fra samtykkeregisteret

  1. Logg inn i administrasjonspanel (Admin).
  2. Klikk på «Personvern» i menyen og velg «Samtykkepersoner».
  3. Klikk på knappen «Legg til ny samtykkeperson».
  4. Skriv inn personens navn, telefonnummer og e-postadresse.
  5. Klikk på «Lagre».
  6. For å i tillegg sende ut samtykkeskjemaet klikker du på «Lagre og be om samtykke». Det blir da sendt en e-post med lenke til skjemaet til den registrerte e-postadressen.

Metode 2: Ved opplasting i admin

Du kan opprette en ny samtykkeperson direkte inne i opplastingsverktøyet. Dette er spesielt nyttig om du laster opp nye filer av en person som ikke er registrert i systemet fra før.

  1. Gå til administrasjonspanelet og klikk på «Last opp».
  2. Under seksjonen «Samtykker» klikker du på «+Legg til ny».
  3. Fyll ut navn, telefonnummer og e-postadresse i vinduet som dukker opp.
  4. Klikk på «Legg til og be om samtykke».

Metode 3: Gjennom Frontend-opplasting (Front-end upload)

Dersom din bedrift benytter modulen «Frontend-opplasting», kan standardbrukere sende ut en forespørsel om samtykke direkte under opplastingsprosessen i brukergrensesnittet.

  1. Klikk på «Last opp» i hovedmenyen i brukergrensesnittet.
  2. Skriv inn e-postadressen til personen du ønsker å sende skjemaet til i feltet øverst i venstre hjørne.
  3. Klikk på knappen «Send samtykkeforespørsel». Skjemaet blir da umiddelbart sendt til den oppgitte e-postadressen.

Koble filer mot en samtykkeperson

For at samtykket skal være juridisk gyldig og knyttet til de riktige filene, må filene kobles mot samtykkepersonen. Dette kan gjøres på fire måter:

Metode 1: Bruk AI-modul for ansiktsgjenkjenning

(Merk: AI-modul med ansiktsgjenkjenning er en tilleggsmodul som kan aktiveres på systemet mot en ekstra kostnad.)

  1. Gå til administrasjonspanelet (Admin).
  2. Klikk på «Personvern» → «Samtykkepersoner».
  3. Søk opp og finn den aktuelle samtykkepersonen i registeret.
  4. Klikk på «Rediger» på personens profil.
  5. Klikk på knappen «Finn bilder». Systemet vil da bruke selfien fra det innsendte samtykkeskjemaet til å skanne bildebasen automatisk.
  6. Marker filene du ønsker å knytte opp, og bekreft koblingen. Filene er nå koblet til personens samtykke.

Metode 2: Ved opplasting i admin

  1. Gå til administrasjonspanelet og klikk på «Last opp».
  2. Under feltet «Samtykker» søker du opp den eksisterende samtykkepersonen ved navn.
  3. Klikk på navnet i trefflisten for å velge personen, og last deretter opp filene på vanlig måte.

Metode 3: Koble flere eksisterende filer i bildebanken (Bulk)

  1. Søk opp og finn bildene av personen i bildebanken.
  2. Marker alle filene du ønsker å koble mot samtykkepersonen, og klikk på «Rediger metadata»-knappen.
  3. Gå til feltet «Samtykker» i redigeringsmenyen og søk opp personen ved navn på samme måte som i metode 2.
  4. Klikk på samtykkepersonen og velg deretter «Legg til».

Metode 4: Koble en enkelt eksisterende fil

  1. Søk opp og klikk deg inn på den spesifikke filen du vil koble mot en samtykkeperson.
  2. Gå til feltet «Samtykker» på siden, og søk opp samtykkepersonen ved navn på samme måte som i metode 2.
  3. Klikk på samtykkepersonen for å velge vedkommende, og trykk til slutt på «Lagre».

Oversikt over lagrede filer (Innsynsrett)

Alle personer som er avbildet i en bildebank, har rett til å be om innsyn i hvilke filer organisasjonen har lagret av dem. I Imageshop løses dette automatisk ved hjelp av funksjonaliteten for album, og vi skiller mellom eksterne personer og interne ansatte.

For eksterne personer uten Imageshop-bruker:

Du kan raskt sende en e-post med en sikker lenke til et dynamisk album der den eksterne personen får full oversikt over filene de er koblet mot:

  1. Gå til administrasjonspanelet (Admin).
  2. Klikk på «Personvern» → «Samtykkepersoner».
  3. Søk opp og finn samtykkepersonen.
  4. Klikk på «Rediger» på personen.
  5. Klikk på knappen «Send album» for å sende ut innsyns-lenken på e-post.

For interne brukere eller ansatte med egen pålogging:

Interne ansatte som har en egen bruker og pålogging til Imageshop, trenger ikke å få tilsendt et manuelt album. De har direkte innsyn i sine egne samtykker og tilknyttede bilder direkte fra brukergrensesnittet:

  1. Gå til bildebankens brukergrensesnitt (Frontend).
  2. Klikk på navnet ditt øverst i høyre hjørne for å åpne brukermenyen.
  3. Velg alternativet «Mitt samtykke» for å se din personlige oversikt.